Ai avut vreodată un șef dificil, cu care pur și simplu nu mai știai cum să comunici? Nu e nevoie să răspunzi aici, că poate e chiar actualul șef și vede! 😛
Ca să nu se supere nimeni, hai să folosim niște personaje imaginare. Folosim și disclaimer-ul ultra-cunoscut din filme: “Orice asemănare cu fapte sau persoane reale este pur întâmplătoare”.
Sunt curios dacă îți sună ceva familiar din situația de mai jos. 😉
Cătălina este Team Leader într-o companie de software și este recunoscută ca având standarde ridicate, atât pentru ea, cât și pentru echipa ei.
George este reprezentant de vânzări, aflat în echipa Cătălinei de aproape doi ani. Este un angajat dedicat, care depune eforturi să facă lucrurile să iasă cât mai bine, dar care nu reușește să aibă o relație grozavă cu Cătălina. Ceva nu merge bine! Iată un exemplu:
Cătălina: George, ai finalizat raportul pentru ședința de mâine?
George: E aproape gata, dar a trebuit să mă văd cu un client și nu am reușit încă să-l termin. Clientul părea foarte supărat și nu aș fi vrut să-l dezamăgesc. Știi doar cât de ușor se supără unii clienți… Raportul va fi gata până mâine la prima oră.
Cătălina: Aproape nu este nicidecum suficient, George! Aveam nevoie de acel raport finalizat astăzi. Cum te aștepți să planificăm ședința fără el?
George: Dar am considerat că e mai important să am grijă să țin un client fericit decât să învârt niște cifre într-un raport. Am crezut că e ok să-l termin până mâine dimineață, că oricum nu-l folosește nimeni noaptea…
Cătălina: Nu este prima dată când se întâmplă asta! De atâtea ori v-am zis că prioritățile se stabilesc în funcție de importanță, dar și de urgență, pentru că degeaba lucrăm la 5 lucruri odată, dacă nu terminăm niciunul la timp!
George: Îmi pare rău, îl vei avea mâine la prima oră. Voi încerca să fac mai bine data viitoare.
Cătălina: Să încerci nu este nicidecum suficient! Mă aștept ca atunci când am agreat că se întâmplă ceva până la un anumit moment, acel lucru se și întâmplă și nu apar surprize sau scuze în ultimul moment, când e prea târziu să mai faci ceva…
O altă abodare
După această conversație tensionată, George a decis să-și modifice abordarea. Și-a amintit de trainingul PCM la care participase cu puțin timp în urmă 😜 și a identificat tipul de bază al personalității Cătălinei ca fiind Gânditor. Știa că trebuie să folosească logică, date și structurare clară a timpului pentru a comunica eficient cu ea. Astfel, și-a adaptat modul de comunicare:
George: Cătălina, aș vrea să discutăm despre prioritățile pentru săptămâna aceasta. Care sunt cele mai urgente proiecte pe care ar trebui să mă concentrez?
Cătălina:Sigur, George. Raportul pentru ședința de mâine este prioritatea principală. Apoi, avem și prezentarea pentru clientul X, care trebuie finalizată până vineri.
George: Înțeleg. Azi mă voi concentra pe ședința de mâine, pentru a mă asigura că raportul este finalizat la timp. E ok dacă ți-l trimit la 17:30?
Cătălina: Ar ajuta să-mi dai un draft până la 16:00, să fie timp să încorporezi feedback, dacă o să fie cazul. Te descurci?
George:Da. Îți voi da o versiune în lucru la 16:00, chiar dacă nu va fi pe deplin finalizată. Am un client care insistă să ne vedem în dimineața aceasta. E important și o să mă văd cu el 10 minute la prânz, dar o să-i spun că discutăm mai multe mâine, după ședința noastră.
Cătălina: E cel mai bine așa. Ai toate datele pentru raport?
George: Da, le-am scos din sistem de vineri. Uite aici cele 3 fișiere cu toate cifrele. Trebuie doar să le organizez în tabel și să fac un grafic, pentru a fi mai ușor de citit.
Cătălina: Mulțumesc! Dacă ai nevoie de ceva de la mine, sunt aici!
Ce a fost diferit la noua abordare a lui George?
- A satisfăcut pozitiv nevoia de structurare a timpului a Cătălinei, identificând importanța acesteia pentru ea
- A folosit canalul de comunicare interogativ, fiind preferat de cei cu baza Gânditor. Adică a adresat mai multe întrebări și a răspuns la obiect la cele adresate de Cătălina.
- A vorbit în limbajul datelor, folosind informații clare, structurate
Poți spune că e normal ca o astfel de abordare să meargă cu oricine, nu numai cu Cătălina. Ce treabă are adaptarea modului de comunicare? 🤔
Hai să-ți arăt cum ar fi putut decurge discuția, dacă George ar fi folosit această abordare, dar Cătălina ar fi avut o altă bază a personalității, să zicem, Promotor (un alt tip de personalitate din teoria PCM, care vede lumea în principal prin acțiuni și rezultate).
George: Cătălina, aș vrea să discutăm despre prioritățile pentru săptămâna aceasta. Care sunt cele mai urgente proiecte la care ar trebui să mă concentrez?
Cătălina:Ți-am spus care sunt așteptările mele la fiecare proiect în parte. Te gândești că odată ce transmiți echipei care sunt rezultatele așteptate, fiecare să-și organizeze timpul în așa fel încât să livreze ce are de livrat…
George: Așa e. Am vrut doar să mă asigur că suntem pe aceeași pagină, că nu s-au schimbat prioritățile.
Cătălina: Când se va schimba ceva față de ce am vorbit, te voi anunța.
George: Înțeleg. Azi mă voi concentra pe ședința de mâine, pentru a mă asigura că raportul este finalizat la timp. E ok dacă ți-l trimit la 17:30?
Cătălina: Trimite-l când vrei tu, doar mâine să fii pregătit să răspunzi la toate întrebările care vor apărea în ședință!
George:OK. Îți voi da o versiune în lucru la 16:00, chiar dacă nu va fi pe deplin finalizată. Am un client care insistă să ne vedem în dimineața aceasta. E important și o să mă văd cu el 10 minute la prânz, dar o să-i spun că discutăm mai multe mâine, după ședința noastră.
Cătălina: Zi-mi ce vrei să fac eu cu aceste informații!
George: Mă gândeam că poate te interesează să știi de mine…
Cătălina: Mă interesează ca mâine să fii pregătit la ședință cu tot ce ți-am cerut!
George: Ok…
Cum ți s-a părut efectul abordării lui George în acest context? Observi cum același mod de a transmite un mesaj poate să aibă efecte diferite în funcție de cui se adresează?
Concluzie
Nu există o formulare magică, universală, prin care să gestionezi relația cu un șef dificil. (Sau, cel puțin, eu n-am găsit-o! 😛)
Soluția constă în adaptarea modului de comunicare la cel din fața ta. Vei face astfel cea mai bună invitație posibilă celuilalt la un dialog constructiv și eficient.
Va funcționa cu oricine și întotdeauna? Din păcate, nu. Dar, va funcționa în suficient de multe cazuri încât să merite efortul depus de tine.
Dacă vrei să stăm de vorbă despre situația ta concretă cu șeful tău, dă-mi un semn aici. Hai să ne cunoaștem și vedem apoi împreună dacă și cum te pot ajuta.